사내 위키 이전 체크리스트: 노션·컨플루언스 갈아탈 때 깨지는 11가지

문서를 노션에서 컨플루언스로 옮긴 지 2주, GA 담당자 슬랙에 같은 질문이 쌓입니다. "온보딩 문서 어디 갔어요?", "그 링크 눌렀더니 404 떠요." 분명 다 옮겼는데요. 옮기긴 옮겼는데, 문서끼리 걸어둔 링크가 죄다 끊겼고 첨부파일 절반이 사라진 겁니다. 이사로 치면 짐은 다 도착했는데 상자를 열어보니 속이 비어 있는 셈이죠.

OpsX가 운영 자동화를 도운 41개 회사 가운데, 최근 1년 안에 사내 위키를 한 번이라도 갈아탄 곳이 23곳이었어요. 절반이 넘죠. 그런데 이 23곳 중 17곳이 이전 직후 한 달 안에 "문서가 안 보인다"는 내부 문의를 겪었습니다. 도구가 나빠서가 아니라, 어디가 깨지는지 모르고 통째로 복사했기 때문이고요.

통째 복사가 위험한 이유

사내 위키는 글 묶음이 아니라 그물입니다. 문서끼리 링크로 엮이고, 그 링크가 권한과 첨부, 수정 이력까지 함께 끌고 다니죠. 도구를 바꾸면 이 그물코가 한꺼번에 풀립니다. 노션의 페이지 링크는 컨플루언스로 넘어가면 그냥 평범한 텍스트가 되고, 부서별 권한 그룹은 새 도구의 기본값으로 초기화돼요. 익스포트 파일만 믿고 임포트 버튼을 누르면 겉은 멀쩡한데 속이 빈 위키가 만들어집니다.

가장 자주 새는 지점을 모아 보면 이렇습니다.

마지막 줄이 은근히 무섭습니다. 주인 없는 문서가 쌓이면 1년 뒤 "이거 최신 맞아요?"를 아무도 답 못 해요. 위키가 죽는 건 보통 이렇게 시작됩니다.

옮기기 전 점검 11가지

지금 당장 도구부터 고르지 마세요. 옮기기 전에 지금 위키 상태부터 재보면 됩니다. 우리 위키는 11개 중 몇 개나 통과할까요?

11개 중 통과가 6개 미만이면, 지금 이전하면 한 달 뒤 슬랙이 시끄러워질 가능성이 높아요. 8번 파일럿 이전부터 권합니다. 한 팀만 먼저 옮겨 보면 나머지 10개 항목 중 어디가 약한지 그날 다 드러나거든요.

한 팀 먼저 옮긴 A사

A사는 직원 70명에 5년치 노션 문서가 1,200페이지였어요. 처음엔 전체를 하루 만에 통째로 임포트하려 했죠. 그런데 마케팅팀 한 곳만 먼저 옮겨 봤더니 내부 링크 340개 중 190개가 깨졌습니다. 절반이 넘었어요. 링크 맵을 먼저 뽑고 계정 매핑표를 맞춘 뒤 다시 옮기니 깨진 링크가 12개로 줄었고요. 파일럿에 이틀을 더 썼지만, 전사 이전 후 문의 폭주를 막아 결과적으로는 GA 한 주를 아낀 셈입니다.

B사는 규모가 작아 점검을 건너뛰고 바로 옮겼다가, 인사 평가 문서가 전사에 공개되는 사고를 겪었어요. 권한 그룹이 새 도구 기본값으로 풀린 탓이었죠. 4번 항목 하나만 미리 점검했어도 안 났을 일입니다.

도구를 바꾸는 일은 이사와 똑같아요. 짐을 옮기는 게 아니라, 안 쓰는 짐을 버리고 중요한 짐에 라벨을 붙이는 과정이고요. 오늘 11개 항목으로 우리 위키 점수부터 재 보세요. 다음 글에서는 계정 매핑표를 실제로 어떻게 만드는지, 도구별 익스포트 함정을 다뤄볼게요.