HR 1년차 체크리스트: 첫 1년에 놓치면 과태료 나는 13가지

입사 첫 달, HR 담당으로 자리를 받으면 제일 먼저 드는 생각이 있어요. "이걸 다 내가 챙겨야 한다고?" 4대보험, 근로계약서, 연차, 평가까지 한꺼번에 떨어지죠. 어디서부터 손대야 할지 막막합니다.

OpsX가 운영을 도운 41개 회사 중, HR을 1년차 담당자 혼자 맡은 곳이 14곳이었습니다. 그중 절반 가까이가 입사 첫 분기에 신고 누락이나 과태료를 한 번씩 겪었어요. 몰라서가 아니었습니다. 마감 기한이 흩어져 있어서였죠. 신고는 14일 안에, 교육은 연 1회, 임금대장은 3년 보존. 단위가 제각각이니 머릿속에서 자꾸 미끄러집니다.

그래서 1년차가 첫 12개월 안에 손에 쥐고 있어야 할 13가지를 한 장으로 정리했습니다.

입사하자마자 시계가 도는 것

새 직원이 들어오면 그날부터 카운트가 시작됩니다. 가장 급한 건 두 가지예요.

근로계약서는 입사 당일 작성하고 그 자리에서 교부해야 합니다. "나중에 정리해서 줘야지" 하고 미루는 순간이 제일 위험해요. 서면 미교부는 적발되면 근로자 1인당 최대 500만원 과태료입니다. A사는 입사자 4명에게 계약서를 늦게 준 게 한 번에 드러나, 1,000만원이 넘는 처분을 받을 뻔했죠.

4대보험 취득 신고는 입사일로부터 14일 이내입니다. 국민연금, 건강보험, 고용, 산재를 각 공단에 넣어야 하는데 요즘은 4대보험 정보연계센터에서 한 번에 처리돼요.

1년에 한 번, 잊으면 과태료

분기나 연 단위로 돌아오는 항목이 따로 있습니다. 1년차가 가장 자주 빠뜨리는 구간이 바로 여기예요. 매일 눈에 안 보이니까요.

직장 내 성희롱 예방교육과 괴롭힘 예방교육은 연 1회 의무입니다. 직원이 5인 미만이어도 성희롱 교육은 해야 하고요. B사는 1년 내내 교육을 한 번도 안 돌렸다가 점검에서 지적받았습니다. 비용이라곤 강사 반나절치였는데, 그걸 아끼려다 과태료가 더 컸죠.

연차도 1년차가 자주 헷갈립니다. 입사 1년 미만이면 한 달 개근에 1일씩, 최대 11일이 쌓여요. 이걸 안 챙기면 미사용 수당으로 그대로 돌아옵니다. 우리 회사는 지금 연차 발생을 자동으로 계산하고 있나요? 엑셀로 손계산하면 1년차는 거의 틀립니다.

나머지를 한 장에

위 8개 말고도 1년차가 손에 쥐어야 할 5가지가 더 있습니다. 자주 미루지만 한 번 세팅하면 이후엔 알아서 굴러가는 것들이에요.

13가지를 다 외울 필요는 없어요. 마감일 기준으로 묶어두면 됩니다. 입사 14일, 연 1회, 상시 보존. 이 세 박자만 손에 익으면 1년차도 누락 없이 한 해를 돌릴 수 있어요.

OpsX가 도운 회사들을 보면, 결국 차이를 만든 건 지식이 아니라 캘린더였습니다. 아는 사람도 까먹으면 똑같이 과태료를 무니까요. 다음 글에서는 이 13가지를 구글 캘린더와 노무 알림으로 자동화하는 셋업을 다뤄볼게요.