소모품 구독 셋업 90분, GA 1인이 직접 돌려본 30일 운영기
H사 GA가 직전 글의 우선순위 1번을 실제로 돌려봤어요. D0 셋업 90분, D30 누적 소요 87분. 잘 안 됐던 5가지와 회수한 시간 9시간 13분이 어디로 갔는지 풀어봅니다.
직전 글에서 GA 자동화 우선순위 1번이 소모품 구독이라고 정리했죠. 셋업 90분, 월 7~11시간 회수. 데이터는 명확한데 직접 돌려보려고 하면 뭐가 어떻게 굴러가는지 잘 안 그려져요. H사 GA가 한 달 동안 직접 셋업하고 운영한 일지를 받았습니다. 일자별 소요 시간을 분 단위로 적은 노트예요. D0 셋업 90분, 뒤이어 30일 누적 87분. 합치면 한 달 동안 약 3시간이 소모품에 들어갔고, 수동 시기 같은 한 달 11시간 30분 대비 9시간 13분이 회수됐습니다.
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D0 셋업, 90분 분해
처음 셋업이 가장 부담스러워요. 어떤 작업이 정확히 90분에 들어가는지 분 단위로 풀어두면 막연함이 사라집니다.
- 0~15분: 현재 쓰는 5종 품목과 월 소비량 정리. 슬랙·메모에 흩어진 '커피 떨어졌어요' 기록을 모아서 평균 소비량을 잡습니다. 평균이 명확하지 않은 항목은 첫 한 달은 보수적 수량으로 시작.
- 15~40분: 컴퍼니데이즈 가입과 5종 구독 등록. 단가 협상이 되는 항목(커피 원두·종이타월)은 영업 담당과 30초 대화로 8~12% 할인.
- 40~60분: 결제 자동화. 법인카드 등록하고 매월 자동 결제 설정. 세금계산서 이메일 자동 발송 설정까지.
- 60~80분: 노션·슬랙 알림 연동. '재고 12% 남았어요' 알림이 GA 슬랙 DM으로 오도록.
- 80~90분: 첫 배송 일정 확정과 직원 공지. '소모품 발주는 자동화됐어요. 부족하면 GA에 DM' 한 줄.
D1~D7, 첫 일주일 노트
첫 주는 거의 0분으로 흘러갑니다. 자동 배송이 도착하고 직원들이 새 절차에 적응하는 시기죠. 다만 D3에 알림 한 건이 옵니다. 정수기 필터가 예상보다 빨리 닳아서 재고가 30% 남았다는 신호예요. 컴퍼니데이즈 대시보드에서 다음 배송에 수량 +1 추가하는 데 15분이 걸렸습니다. 알림이 오자마자 처리하는 게 핵심이에요. 그날 처리 안 하면 다음 자동 배송에 반영이 안 돼서 재고가 진짜 끊깁니다.
D8, 첫 수량 조정
직원이 한 명 늘면서 커피 소비량이 다음 주부터 늘 거라 예상돼서 D8에 수량 조정을 했어요. 30분이 들어갔습니다. 단순한 작업인데 30분이 든 이유는 5종 품목 중 어느 게 영향을 받을지 따져보느라 시간이 걸렸기 때문이에요. 커피·생수는 명확히 늘리고, 종이타월·토너는 한 명 영향이 크지 않아서 그대로 뒀습니다. 한 명 증감마다 5종을 재검토하는 패턴이 자리잡으면 다음에는 10분 안에 끝납니다.
D17, 발주 누락 발견
한 가지 사고가 D17에 났습니다. 마우스 배터리가 떨어졌는데 알림이 안 왔어요. 추적해보니 컴퍼니데이즈 대시보드에 마우스 배터리는 '재고 추적' 항목이 꺼져 있었습니다. 기본값이 OFF였어요. 20분 안에 ON으로 바꾸고 다음 배송 수량 추가. 진짜 사고는 아니지만 '셋업 직후 모든 항목의 재고 추적 ON 확인'이 체크리스트에 빠져 있었던 거죠. 다음 회사 셋업 때 첫 90분 항목에 추가했습니다.
누적 30일, 회수한 9시간 13분의 행방
수동 시기 GA는 한 달에 소모품 발주에 11시간 30분을 썼어요. 셋업 90분과 운영 87분을 더해 약 3시간만 들어갔으니 9시간 13분이 회수됐습니다. 그 시간은 어디로 갔을까요. H사 GA의 실제 사용처를 정리하면 다음과 같습니다.
| 회수한 시간 사용처 | 시간 |
|---|---|
| 임대 협상 자료 작성 (관리비 카드 7장) | 3시간 |
| 사무실 환경 측정 (조도·CO2·소음) | 2시간 30분 |
| 신입 입사 셋업 체크리스트 정비 | 1시간 30분 |
| 회의실 노쇼 데이터 수집 | 1시간 15분 |
| 여유·휴식 | 58분 |
시간당 환산 5만원으로 잡으면 월 46만원 가치의 일이 새로 가능해진 셈이에요. 직원 50명 사무실 기준 컴퍼니데이즈 월 비용이 약 25만원이니까, 비용 대비 시간 가치만 따져도 손익분기를 명확히 넘습니다.
잘 안 됐던 5가지
세 번째 셋업하는 회사도 매번 새로 배우는 게 있습니다. 30일 동안 H사 GA가 노트에 적은 '다음엔 안 그래야지' 5가지를 공유합니다.
- 첫 셋업에 항목 재고 추적 ON 확인 누락 (D17 사고)
- 첫 한 달 수량은 평균보다 +10% 보수적으로 (남는 게 끊기는 것보다 낫다)
- 결제 자동화는 셋업일 당일에 끝낼 것 (다음 달로 미루면 까먹음)
- 직원 공지에 '대체 방법'을 같이 (DM 외에 노션 신청 폼 한 줄)
- 알림 슬랙 DM은 모바일 알림 켜기 (놓치면 D3 같은 빠른 조정 늦어짐)
30일 이후, 다음 자동화
D30 시점에 GA가 회수한 시간 일부를 다음 자동화 셋업에 투자하기로 했어요. 우선순위 2번인 회의실 예약 노쇼 자동 취소입니다. 별도 도구 비교가 필요한 영역이라 셋업 시간이 4~8시간 들어갈 거예요. 다음 글에서는 Robin·Joan·구글 캘린더 세 도구를 회사 규모별로 비교하고 H사가 어떤 도구를 골랐는지 풀어보겠습니다.
