좌석 점유율 측정법: 평수 늘리기 전에 재야 할 4가지 방법

월요일 아침 9시, 사무실은 만석처럼 보입니다. 그런데 수요일 오후 3시에 한 바퀴 돌아본 적 있으세요? 자리의 절반이 비어 있는 경우가 생각보다 흔해요. 재택, 외근, 미팅, 연차가 겹치면 그렇죠. 문제는 그 빈 자리에도 임대료는 똑같이 나간다는 겁니다.

OpsX가 좌석 점유율을 실측한 27개 회사를 보면, 평균 점유율은 54%였습니다. 절반이 조금 넘는 수준이죠. 하이브리드 근무를 도입한 12곳만 따로 보면 41%까지 떨어졌어요. 100석을 임대해 두고 평일 한낮에 평균 41자리만 쓴다는 뜻입니다. 나머지 59자리의 임대료, 관리비, 냉난방비는 그대로 새고 있었고요.

체감 말고 실측

"우리는 자리가 부족한데요?" 이렇게 느끼는 회사도 많습니다. 그런데 그 체감은 보통 월요일이나 금요일 오전 같은 피크 시간에 만들어져요. 정작 주중 평균을 재보면 다른 그림이 나옵니다. 체감과 실측, 어느 쪽을 믿어야 할까요? 평수를 늘리기 전에, 줄이기 전에, 데스크 셰어링을 도입하기 전에 가장 먼저 할 일은 측정입니다.

측정에서는 두 숫자를 꼭 나눠야 해요. 평균 점유율과 피크 점유율. 평균은 평수를 줄일 수 있는지를, 피크는 자리가 정말 모자라는 순간이 며칠인지를 말해줍니다. 평균 41%인데 피크가 95%라면, 평수는 충분하고 피크 며칠만 회의실이나 라운지로 흡수하면 되는 경우가 많아요.

측정하는 4가지 방법

방법은 크게 네 가지입니다. 정확도와 비용, 도입 난이도가 다 달라요.

가장 빨리 시작할 수 있는 건 마지막 수기 워크스루입니다. GA 한 명이 오전, 점심 후, 오후 이렇게 하루 세 번, 2주만 돌아도 평균과 피크의 윤곽이 잡혀요. 돈을 들이기 전에 이걸로 먼저 감을 잡길 권합니다. 정밀한 좌석 단위 데이터가 필요해지면 그때 센서를 붙여도 늦지 않아요.

출입카드 로그는 이미 다 갖고 있는데도 안 쓰는 회사가 대부분입니다. 도어 컨트롤러에서 입·퇴실 기록만 뽑아도 요일별, 시간대별 재실 인원이 나오거든요. 추가 비용 0원으로 시작하기 좋죠.

숫자가 나오면 결정이 쉬워집니다

A사는 직원 60명에 70석을 쓰고 있었어요. 늘 자리가 빠듯하다고 느껴 80평대로 확장 이전을 검토하던 중이었죠. 2주 워크스루를 돌려보니 평균 점유율 48%, 피크도 72%를 넘지 않았습니다. 확장 대신 좌석을 52석으로 줄이고 공용 라운지를 넓혔어요. 이전 비용 수천만원을 통째로 아꼈습니다.

B사는 반대였습니다. 하이브리드로 자리를 절반 줄였다가 화요일과 목요일마다 자리가 모자라 불만이 커졌죠. 측정해 보니 평균은 38%인데 화·목 피크가 90%를 넘었어요. 평수를 늘리는 대신 출근 요일을 팀별로 분산하는 규칙을 넣어 피크를 73%로 낮췄습니다. 추가 임대 한 평 없이 풀렸고요.

처음 잴 때 챙길 순서를 한 장으로 정리하면 이렇습니다.

빈 자리는 눈에 잘 안 띕니다. 사람이 앉아 있는 자리만 보이니까요. 그래서 재보기 전엔 늘 "자리가 부족하다"는 쪽으로 기울죠. 2주만 세어보면 우리 사무실의 진짜 숫자가 보입니다. 평균이 60%를 넘기지 못한다면, 평수를 늘릴 때가 아니라 쓰는 방식을 바꿀 때일 가능성이 높아요. 다음 글에서는 이 측정 데이터로 데스크 셰어링 비율을 설계하는 법을 다뤄볼게요.