보안·보험 자동 갱신, 끊을 것과 둘 것을 가르는 결정 매트릭스

'매년 갱신 안내 메일이 와요. 검토는 한 번도 안 하고 그냥 통과시켰습니다.' H사 GA의 말이에요. 회사가 끌고 있는 자동 갱신 계약이 17개, 그중 5개가 보안·보험이었습니다. 한 번 가입하면 끊기 부담스럽고, 사고가 안 일어났다고 해지하기엔 또 불안한 영역이죠. H사 GA가 결정 매트릭스 한 장을 그려 두 개를 정리했는데, 연 800만원이 빠졌습니다.

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결정 매트릭스: 빈도 × 영향도

복잡하게 갈 필요 없어요. 축 두 개면 끝납니다.

가로축은 발생 빈도예요. '이 위험·사건이 1년에 몇 번 일어나는가.'
세로축은 사업 영향도. '한 번 일어나면 회사가 얼마나 흔들리는가.'

이 두 축으로 4분면을 그리면 의사결정이 거의 자동으로 나옵니다.

1사분면: 저빈도·고영향 → 유지 (필수)

화재 보험, 사이버 책임 보험, 출입 통제 시스템이 여기예요. 5년에 한 번 일어날까 말까지만, 한 번 터지면 회사가 휘청이는 영역입니다. 비싸도 끊지 않습니다.

2사분면: 고빈도·고영향 → 강화 + 자동화

단체 상해 보험, CCTV, 백업 시스템이 대표예요. 자주 일어나고 영향도 크니 끊을 수 없고, 오히려 자동화로 더 단단히 묶는 영역입니다. 연간 사용 데이터를 보면서 자동화 수준을 한 단계씩 올립니다.

3사분면: 저빈도·저영향 → 끊기 / 축소

H사가 정리한 곳이 여기예요. 직원 분실 보험, 형식적 보안 점검 계약 두 건이 들어갔습니다. 둘 다 최근 3년간 청구·이용 0건, 일어났을 때 손실도 작았어요. 끊고 나니 연 800만원이 빠졌습니다.

위험은 없었냐고요. 직원 분실 보험은 신용카드 부가 서비스로 옮겼어요. 보안 점검은 분기 1회 자체 점검으로 돌렸습니다. 빈자리가 그냥 빈자리가 되는 게 아니라 더 가벼운 방식으로 갈아탄 거죠.

4사분면: 고빈도·저영향 → 월 정액 묶기

도어록 배터리 교체, 청소 비품 분실, 소액 사고가 여기예요. 자주 일어나지만 한 건당 손실이 작습니다. 보험이나 외주 계약을 따로 두기보다 월 정액 회계 항목으로 묶어두는 쪽이 자연스럽습니다.

끊기 전 체크 두 가지

3사분면 정리는 효과가 가장 큽니다. 다만 끊기 전에 두 가지를 봅니다.

첫째, 정말 저빈도·저영향인지 데이터로 확인해요. '감'으로 끊으면 위험합니다. 최소 3년 청구·이용 데이터가 0인지 확인하는 게 안전선이에요.

둘째, 대체 수단이 있는지 봅니다. 끊은 자리가 그냥 비면 안 되고, 더 가벼운 방식으로 갈아끼워야 해요. 신용카드 부가 서비스, 자체 점검, 무료 SaaS 같은 걸로 빈자리를 메웁니다.

자동 갱신 메일을 검토 없이 통과시키는 습관이 가장 비싼 비용입니다. 1년에 한 번, 빈도·영향도 두 축으로 모든 계약을 분류해보면 평균 회사에서 갱신 비용의 15~25%가 빠집니다.

이번 비용 절감 시리즈는 여기서 마무리합니다. 다음 글부터는 사무실 운영 자동화 시리즈로 넘어가요. GA 1인이 챙기는 18개 영역 매핑부터 풀어볼게요.