근로계약서 미작성, 과태료가 아니라 전과가 남습니다: HR이 놓치는 7가지

"근로계약서요? 입사하고 일주일쯤 지나서 한 번에 쓰면 되죠." 신입 HR 담당자에게 가끔 듣는 말입니다. 큰일 날 소리예요. 근로계약서는 일을 시작하는 그날, 그 전에 끝내야 하는 서류입니다. 하루라도 미루면 그 순간 회사는 위반 상태가 되죠. 직원이 마음 상해 노동청에 진정 한 줄 넣으면, 작성을 미룬 며칠이 고스란히 회사 책임으로 돌아옵니다.

OpsX가 인사·총무를 도운 41개 회사를 보면, 입사 첫날 전에 작성과 교부를 둘 다 끝낸 곳은 절반을 겨우 넘겼습니다. 나머지는 "곧 쓸 거예요"에 머물러 있었어요. 그런데 이 서류, 안 쓰면 과태료로 끝나지 않는 경우가 많습니다.

과태료인 줄 알았는데 전과가 남습니다

가장 큰 오해부터 풀게요. 많은 분이 근로계약서 미작성을 과태료 문제로 압니다. 절반만 맞아요. 정규직처럼 기간을 정하지 않은 직원과 안 쓰면 근로기준법 제17조 위반이고, 벌칙은 500만원 이하 벌금입니다. 벌금은 행정처분이 아니라 형사처벌이에요. 액수가 작아도 전과 기록이 남습니다. 그것도 대표나 사업주 개인에게요.

기간제나 단시간 근로자는 적용 법이 다릅니다. 기간제법 제17조를 위반하면 500만원 이하 과태료예요. 금액은 같지만 성격이 달라요. 한쪽은 전과, 한쪽은 행정처분이죠. 알바 한 명 계약서를 안 썼다고 곧장 전과자가 되는 건 아니지만, 정규직은 이야기가 다릅니다.

과태료는 보통 1차 100만원, 2차 300만원, 3차 500만원으로 올라갑니다. 한 번 걸리면 그걸로 끝이 아니라는 뜻이에요.

써놓고도 위반이 되는 경우

근로계약서를 썼다고 안심하긴 일러요. 두 가지를 더 봐야 합니다. 필수 기재사항과 교부죠.

법이 정한 필수 항목이 빠지면 작성을 했어도 위반입니다. 임금의 구성항목과 계산방법, 지급일과 지급방법, 하루와 한 주 소정근로시간, 시업·종업 시각, 주휴일, 연차유급휴가, 근무장소와 맡은 업무. 이걸 다 적어야 해요. 특히 임금 계산방법을 두루뭉술하게 "회사 규정에 따름"으로 적고 넘어가는 경우가 많은데, 이건 명시로 인정받기 어렵습니다.

그리고 교부. 작성만 하고 사본을 직원에게 안 주면 미교부로 똑같이 처벌받아요. 원본은 회사가 갖더라도 사본 한 부는 반드시 직원 손에 들어가야 합니다. 요즘은 전자근로계약서도 서면 명시로 인정되니, 파일로 보내고 받았다는 기록을 남겨두면 깔끔하죠. 참고로 근로계약서는 직원이 퇴직한 뒤에도 3년간 보관해야 합니다. 분쟁이 생기면 이 서류가 회사를 지켜 주는 1차 증거거든요.

단시간 근로자는 한 가지가 더 붙어요. 근로일별 근로시간을 따로 적어야 합니다. 주 3일만 나오는 직원이라면 무슨 요일에 몇 시간 일하는지를 계약서에 박아야 하는 거예요.

입사 첫날 전에 끝내는 법

실제 사례를 볼게요. A사는 경력직을 급하게 뽑으면서 "다음 주에 정리해서 드릴게요" 하고 미뤘습니다. 그 직원이 2주 만에 나가며 노동청에 진정을 넣었고, 미작성과 미교부가 함께 잡혀 조사를 받았어요. B사는 입사 확정과 동시에 전자계약서를 보내 첫 출근 전날까지 서명을 받았습니다. 같은 채용인데 한쪽은 조사를, 한쪽은 5분짜리 절차로 끝냈죠.

연봉계약서만 쓰면 되는 거 아니냐는 질문도 많이 받아요. 아닙니다. 연봉계약서는 금액 합의일 뿐, 근로시간이나 휴일 같은 근로조건이 빠지면 근로계약서 역할을 못 합니다. 연봉이 바뀌거나 계약을 갱신할 때도 마찬가지예요. 조건이 달라지면 다시 쓰고 다시 줘야 합니다.

수습도 자주 걸리는 지점이에요. 수습기간에 임금을 깎아 주려면 그 내용을 계약서에 미리 적어야 합니다. 계약기간 1년 이상이면 수습 3개월까지 최저임금의 90퍼센트를 줄 수 있는데, 계약서에 수습이라고 안 박혀 있으면 그냥 정상 임금을 다 줘야 하죠. 구두로 "수습이니까"는 통하지 않아요.

우리 회사는 지난달 입사자 근로계약서를 첫날 전에 다 교부했을까요? 한 번 확인해 볼 만한 7가지를 정리했어요.

근로계약서는 돈이 드는 일이 아닙니다. 양식 한 장과 5분이면 끝나죠. 비싼 건 안 썼을 때예요. 전과 한 줄과 직원과의 신뢰, 둘 다 잃습니다. 입사자가 정해지면 그날부터 계약서를 준비하는 습관, 이게 가장 싼 보험이에요.

다음 글에서는 근로계약서와 한 묶음으로 챙기면 좋은 4대보험 취득신고, 입사 14일 안에 끝내야 하는 신고 타임라인을 정리해 볼게요.