출입·근태·식대 시스템 통합 점검: 손정산 줄이는 9가지

매달 말일이 다가오면 GA 담당자 책상에 파일 세 개가 쌓입니다. 출입 통제기에서 뽑은 입·퇴실 로그, 근태 관리 엑셀, 그리고 식대 정산 영수증 묶음. 세 파일은 서로 말을 안 섞어요. 그래서 사람이 직접 줄을 맞춥니다. A 직원이 그날 출근했는지 출입 로그로 확인하고, 근태에 연차로 잡혀 있진 않은지 대조하고, 식대를 두 번 청구하진 않았는지 한 줄씩 눈으로 따라가죠. 이 작업, 익숙하지 않나요?

OpsX가 운영 자동화를 도운 34개 회사를 보면, 출입·근태·식대를 각자 다른 도구로 굴리는 곳이 26곳이었습니다. 4분의 3이죠. 이 26곳에서 월말 정산에만 평균 6.4시간이 들었어요. GA 한 명의 거의 하루입니다. 시스템이 세 개라서가 아니라, 세 개가 서로 안 보여서 생기는 시간이고요.

왜 따로 노나

처음부터 따로 도입했기 때문입니다. 출입 통제는 보안 업체가 깔고, 근태는 HR 솔루션에 딸려 오고, 식대는 법인카드나 식권 앱으로 굴러가죠. 각자 다른 시기에, 다른 부서 결정으로 들어왔어요. 통합을 전제로 고른 게 아니니 데이터 포맷도, 직원 식별자도 제각각입니다. 누구는 사번, 누구는 이메일, 누구는 카드번호로 같은 사람을 부르고 있고요.

문제는 이 세 데이터가 사실 같은 사실을 다른 각도에서 보고 있다는 점이에요. "오늘 이 사람이 사무실에 있었나"라는 한 가지 질문을요. 출입 로그는 들어왔다고 하고, 근태는 재택이라 하고, 식대는 점심을 결제했다면 어딘가 어긋난 겁니다. 따로 보면 안 보이고, 겹쳐 봐야 보이죠.

데이터가 새는 지점

겹쳐 보지 않으면 돈이 조용히 샙니다. 자주 나오는 누수 지점을 정리하면 이렇습니다.

마지막 줄이 특히 무섭습니다. 퇴사자 카드가 살아 있으면 보안 구멍이자 식대 누수예요. 통합돼 있으면 근태에서 퇴사 처리하는 순간 출입과 식대 권한이 같이 닫힙니다. 따로면 GA가 세 군데를 일일이 꺼야 하고, 한 곳은 꼭 빠뜨리죠.

통합 점검 9가지

당장 시스템을 합치라는 얘기가 아닙니다. 합치기 전에 지금 상태부터 점검해 보세요. 우리 회사는 9개 중 몇 개나 통과할까요?

9개 중 통과가 5개 미만이면, 지금 정산은 거의 사람 손으로 메우고 있을 가능성이 높아요. 6번과 9번부터 손대길 권합니다. 보안과 시간, 효과가 가장 큰 두 곳이거든요.

합치니 돌아온 GA의 이틀

A사는 직원 90명에 세 시스템이 다 따로였어요. 식별자도 제각각이라 월말마다 GA 두 명이 꼬박 이틀을 정산에 썼죠. 사번 하나로 식별자를 통일하고 퇴사 처리를 근태 한 곳으로 모았더니, 정산 시간이 이틀에서 반나절로 줄었습니다. 유령 식대로 새던 월 40만원어치도 그때 드러났고요.

B사는 규모는 작아도 퇴사자 권한 해지가 늘 늦었습니다. 한 번은 퇴사한 직원 카드로 두 달간 식대가 결제되기도 했죠. 6번 항목 하나만 자동화했더니 그 누수가 0이 됐어요. 큰돈은 아니어도, 보안 구멍이 닫힌 게 더 컸습니다.

세 시스템을 한 번에 갈아엎을 필요는 없어요. 오늘 9개 항목으로 우리 회사가 몇 점인지부터 재보면 됩니다. 점수가 낮은 항목 하나씩만 닫아도 월말 풍경이 달라지거든요. 다음 글에서는 식별자 통일을 실제로 어떻게 거는지, 도구별 연동 방법을 다뤄볼게요.