취업규칙 신고 의무: 직원 10명 넘는 순간 과태료 500만원, 놓치기 쉬운 7가지

사무실을 넓혀 이사하고, 사람을 두어 명 더 뽑았습니다. 좋은 신호죠. 그런데 직원 수가 9명에서 11명이 되는 그 어딘가에서, 어제까지 없던 의무 하나가 조용히 생깁니다. 취업규칙 작성과 신고예요. 누가 우편으로 알려주지 않습니다. 모르고 지나가다 노동청 점검에서 걸리면, 그때 날아오는 게 과태료 통지서고요.

OpsX가 인사·총무를 도운 41개 회사를 보면, 상시근로자 10명을 막 넘긴 곳 중 취업규칙을 제때 신고한 회사는 절반이 안 됐습니다. 대부분 "우리 같은 작은 회사도 해야 하나요"에서 멈춰 있었어요. 결론부터 말하면, 해야 합니다. 그리고 생각보다 어렵지 않아요. 어려운 건 챙기는 타이밍을 놓치는 것뿐이죠.

언제부터 의무가 생기나요

기준은 단순합니다. 상시근로자 10명 이상이면 취업규칙을 작성해서 관할 고용노동청에 신고해야 합니다. 근로기준법 제93조예요. 9명까지는 의무가 아니다가, 10명이 되는 순간 켜지는 스위치라고 보면 됩니다.

여기서 많이 놓치는 게 카운트 방식입니다. 10명은 회사 전체가 아니라 사업장 단위로 셉니다. 본사 7명, 지점 6명이면 각각은 10명 미만이라 의무가 없어요. 반대로 한 사무실에 10명이 모여 있으면, 법인을 막 세운 스타트업이든 오래된 회사든 똑같이 대상입니다. 사무실을 합치거나 한 곳으로 이전하면서 인원이 합쳐질 때 특히 조심해야 하죠.

미신고 과태료는 500만원 이하입니다. 한 번 만들어 신고하면 끝이 아니라, 내용을 바꿀 때마다 변경 신고도 해야 해요. 신고 기한이 법에 딱 못 박혀 있지는 않지만, 작성하거나 바꾼 다음 미루지 말고 바로 내는 게 안전합니다.

뭘 적고, 어떻게 신고하나요

취업규칙에는 법이 정한 필수 기재사항이 들어가야 합니다. 항목이 꽤 되는데, 묶어서 보면 결국 네 덩어리예요. 근로시간과 휴게·휴일·휴가, 임금의 결정과 계산·지급 방법, 가족수당과 퇴직에 관한 사항, 그리고 모성보호와 일·가정 양립 지원이죠. 여기에 표창·제재, 안전·보건 같은 항목이 붙습니다.

작성했다고 바로 도장 찍어 내는 게 아닙니다. 절차가 하나 있어요. 근로자 과반수로 조직된 노동조합이 있으면 그 노조, 없으면 근로자 과반수의 의견을 들어야 합니다. 그런데 여기서 갈립니다. 그냥 새로 만들거나 직원에게 유리하게 바꾸는 거라면 '의견 청취'만으로 충분해요. 반대로 연차를 줄이거나 수당을 깎는 것처럼 불리하게 바꾸는 거라면, 의견을 듣는 걸 넘어 과반수의 '동의'를 받아야 합니다. 동의 없이 강행하면 그 변경은 효력이 없고요. 의견서나 동의서를 신고할 때 첨부해야 하니, 이 차이를 모르면 신고가 반려됩니다.

직접 하기 부담스러우면 노무사에게 맡겨도 됩니다. 취업규칙 작성·신고 대행은 규모에 따라 10인 미만이면 10만원 안팎, 50명에서 99명 규모면 40만원 선이에요. 표준 양식을 그대로 베끼는 회사가 많은데, 우리 회사 실제 운영과 다른 조항이 박혀 있으면 분쟁 때 오히려 발목을 잡습니다. 운영하는 그대로를 적는 게 핵심이죠.

2026년엔 한 번 더 들여다봐야 합니다

이미 취업규칙이 있는 회사도 올해는 그냥 넘어가면 안 됩니다. 육아지원 3법이 개정되면서 육아휴직과 육아기 근로시간 단축 관련 내용이 바뀌었고, 임금체불 근절 규정도 강화됐어요. 기존 취업규칙에 옛 기준이 그대로 남아 있으면, 법보다 불리한 조항으로 분쟁 소지가 생깁니다. 바뀐 법에 맞춰 고치고, 변경 신고까지 마쳐야 정리가 되죠.

실제 사례를 볼게요. A사는 직원 12명 규모인데, 2년 전 인터넷에서 받은 표준 취업규칙을 한 번도 손대지 않았습니다. 작년 점검에서 미신고가 드러나 과태료를 맞았고, 육아휴직 조항도 구버전이라 직원과 한 차례 다툼이 있었어요. B사는 사무실을 옮기며 10명을 넘긴 시점에 노무사에게 30만원을 주고 한 번에 정리했습니다. 비용은 들었지만, 그 뒤로는 법이 바뀔 때 해당 조항만 변경 신고하면 끝이에요. 처음 한 번을 제대로 해두면 그다음은 유지보수만 남습니다.

취업규칙은 어려운 서류가 아닙니다. 회사가 굴러가는 규칙을 글로 적어 한 번 신고해 두는 일이죠. 우리 회사는 지금 몇 명일까요, 그리고 그 규칙은 실제 운영과 같은 말을 하고 있을까요. 사람을 새로 뽑을 때마다 한 번씩 떠올려 두면, 노동청 봉투를 받을 일은 없어요.

다음 글에서는 직원이 늘면서 함께 따라오는 또 하나의 행정, 4대보험 취득·상실 신고와 보수총액 신고 타임라인을 정리해 볼게요.