복합기 렌탈 비용, 월 3만원에 혹했다가 위약금 폭탄 맞는 7가지 함정

새 사무실로 옮기고 복합기 견적을 받습니다. "월 29,000원부터"라는 문구에 마음이 놓이죠. 그런데 6개월 뒤 명세서엔 매달 7만원, 8만원이 찍혀 나옵니다. 어디서 새는 걸까요? 렌탈료는 약속대로 3만원이 맞아요. 나머지는 전부 장당 추가 인쇄료입니다.

OpsX가 사무 장비 계약을 정리해 본 41개 회사 기준, 복합기·정수기 렌탈에서 돈이 새는 지점은 거의 똑같았어요. 월 단가가 아니라 약정 구조를 못 읽어서 생기는 손실이었습니다.

월 렌탈료는 미끼, 진짜 비용은 장당 단가

A4 흑백 보급형은 월 3만원선, A3 컬러까지 되는 중급기는 월 9만~12만원입니다. 광고에 뜨는 "월 29,000원"은 대개 가장 작은 무한잉크 기종이거나 기본매수가 적게 묶인 상품이에요.

진짜 비용은 인쇄 단가입니다. 계약마다 매달 공짜로 찍는 "기본매수"가 정해져 있고, 넘기면 장당 추가요금이 붙어요. 흑백은 장당 10~15원, 컬러는 60~120원까지 받습니다. 직원 20명이 컬러 자료를 몇 장씩만 더 뽑아도 월말에 몇만원이 더 붙는 구조죠.

직원 15명인 A사는 월 4만원짜리 흑백기를 골랐다가, 영업팀 컬러 출력 탓에 매달 추가료가 6만원씩 붙었어요. 컬러 기본매수가 넉넉한 중급기로 갔으면 총비용이 더 쌌습니다. 월 렌탈료가 싸 보인다고 답이 아닌 거예요.

약정에 묶이면 빠져나오는 비용이 더 큽니다

렌탈 약정은 보통 36개월에서 60개월, 정수기는 3년에서 6년까지도 갑니다. 사무실을 옮기거나 인원이 줄어 기기를 바꾸려 할 때 이 약정이 발목을 잡죠.

약정을 못 채우고 해지하면 남은 기간 렌탈료의 30%에서 50%를 위약금으로 뭅니다. 여기에 철거비와 회수 운송비가 따로 붙는 경우도 많아요. 계약서에 위약금이 몇 %인지, 철거비가 별도인지부터 봐야 합니다.

헷갈리는 게 "의무사용기간"과 "소유권 이전 기간"이에요. 의무기간은 위약금 없이 해지가 되는 시점, 소유권 이전은 기기가 내 것이 되는 시점입니다. 의무기간이 끝나도 소유권 이전 조항이 없으면 계속 렌탈료를 내거나 반납해야 하죠.

조용히 돈이 새는 또 하나는 자동연장입니다. 약정이 끝나면 별도 통보 없이 같은 조건으로 1년씩 자동 연장되는 계약이 많아요. 기기는 5년을 쓰면 감가가 거의 끝났는데 렌탈료는 첫 달과 똑같이 빠져나가는 거죠. 만료일 한두 달 전에 알림이 뜨도록 캘린더에 미리 걸어두면 재협상이든 반납이든 타이밍을 놓치지 않습니다.

계약 전 따질 7가지

OpsX가 실제 계약서를 검토하며 매번 짚은 항목을 추렸습니다. 도장 찍기 전에 이 7가지만 물어봐도 새는 돈의 대부분을 막아요.

B사는 이 체크리스트로 재계약 견적 3곳을 비교했어요. 같은 기종인데 기본매수와 위약금 조항이 업체마다 달라서, 가장 싸 보였던 업체가 3년 총비용은 제일 비쌌습니다. 월 단가가 아니라 3년이나 5년 총비용으로 환산해 보니 답이 분명해졌죠.

정수기도 같은 논리예요. 케어서비스를 직접 못 하는 사무실이라면 렌탈이 합리적이지만, 순수 비용만 따지면 장기적으로 구매가 30만~50만원 저렴한 경우가 많습니다. 우리 사무실은 관리 인력이 있나요, 아니면 맡기는 게 나은가요? 그 답에 따라 렌탈과 구매가 갈립니다.

핵심은 하나예요. 월 렌탈료는 미끼고, 기본매수와 위약금이 진짜 가격표입니다. 한번 묶이면 3년에서 5년을 가니까, 계약 전 30분이 가장 싼 협상이에요.

다음 글에서는 사무실 통신·인터넷 회선을 위약금 없이 갈아타는 타이밍을 다뤄볼게요.